Plate-forme collaborative

Selon la source wikipedia, une plate-forme de travail collaboratif est un espace de travail virtuel. C'est un site qui centralise tous les outils liés à la conduite d'un projet et les met à disposition des acteurs.

Elle intègre des outils informatiques, logiciels, des méthodes de travail en groupe pour améliorer la communication, la production, la coordination. L'objectif du travail collaboratif est de faciliter la communication entre les individus dans le cadre du travail, tout en mesurant leur impact sur le comportement des groupes.

Voici ce que vous pourrez découvrir dans le livre "Manager par les projets" écrit par Jacques Nicolle, Vincent Protat et Jean-Jacques Raynel

"Un espace de travail collaboratif c'est d'abord un site Web sécurisé accessible via Internet à toutes personnes autorisées désirant communiquer.

Il permet aux collaborateurs de partager, au sein d'une organisation, des informations et des réflexions visant à atteindre un objectif commun. Un partage d'informations et de réflexions qui peut s'étendre avec tout partenaire externe à l'entreprise qu'il soit client ou fournisseur.

En termes plus techniques, ces espaces sont assimilables à des Extranets (ou réseaux privés) qui, par exemple dans le cadre d'un projet sont accessibles, à des degrés divers, à tout acteur de ce projet.

Un espace de travail collaboratif peut aussi se définir comme :  

•  un espace modulable constitué de salles et de sous-salles aux fonctions et aux visiteurs différentiés. Par exemple, dans le cadre d'un projet, une salle peut être dédiée à chaque étape de ce projet. Ainsi, tout ce qui concerne le montage sera réuni au même endroit, avec probablement une sous-salle dédiée au budget et au suivi financier, accessible aux seuls responsables du projet et au contrôleur de gestion.

•  Un espace documentaire où peuvent être rangées des pages libres ou incluses dans des dossiers. En effet, les salles peuvent être agencées différemment. Tantôt un document sera affiché en pleine page. Tantôt, l'ouverture d'un dossier offrira une liste de documents rangés selon les thèmes désirés. Charge à chacun de « cliquer » sur le bon document afin de pouvoir l'ouvrir, le consulter ou le modifier en fonction de ses besoins et de ses droits. Ce dernier mode de rangement est généralement retenu pour la salle-bibliothèque accessible à tous les acteurs d'un projet.  

•  un espace de communication où les personnes autorisées peuvent dialoguer :

• en direct (synchrone) pour des réunions au cours desquelles un animateur commente, annote, éventuellement modifie un document, unique, visible sur le poste de travail des participants à cette réunion ; ceci quel que soit leur positionnement géographique.
• en différé (asynchrone) via les forums dans lesquels peuvent être ouverts des thèmes de discussion . Ceci peut notamment être utilisé comme moyen de dialogue autour de thèmes comme l'évaluation des risques ou l'inventaire des résistances au changement .

A cela s'ajoute la possibilité, à partir d'une page publiée (déposée) dans l'une des salles, d'émettre une notification (email) à chacune des personnes concernées pour lui signaler son arrivée. Cet email l'invite à venir consulter, par exemple, un livrable attendu ou la dernière mise à jour du tableau de bord du projet.

Cette possibilité de communication asynchrone permet la mise à disposition d'informations à des personnes extérieures à la réalisation du projet mais concernées par son résultat. Ceci peut aider et faciliter la levée d'angoisses souvent irrationnelles liées, par exemple, au manque de communication sur la mise en place d'une nouvelle comptabilité ou d'une nouvelle organisation. "