Animateur de la mission :

Jacques NICOLLE

Une association d'environ 50 permanents qui anime une maison familiale, une maison de retraite et un centre de réinsertion sociale

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  Une attente chez notre client 

 

Cette association à l'activité originale, fait vivre dans un même lieu les vacanciers de sa maison familiale, les résidents de sa maison de retraite avec diverses personnes en réinsertion sociale. La gestion cette activité multiforme : accueil et réservation des vacanciers, gestion des redevances des résidents, gestion du parc de logements à destination des personnes en réinsertion, suivi des parcours de réinsertion, est complexe et les outils à disposition sont insuffisants. L'Expert comptable chargé d'accompagner cette association nous sollicite pour conduire un audit en vue d'imaginer des solutions adaptées.

 

  Une recherche de solution 

L'audit révèle des outils disparates qui conduisent à de multiples saisies et à une utilisation débridée d'Excel. Après avoir restitué nos conclusions, nous proposons de choisir un logiciel de gestion intégrée de type généraliste (PGI), aisément paramétrable et utilisable par des équipes intéressées beaucoup plus par leur activité sociale que par les plaisirs de l'informatiques. Le cahier des charges rédigé, le marché consulté, l'éditeur choisi, un véritable travail d'organisation des données est entrepris, en parallèle avec la formation des personnel, le paramétrage de l'outil retenu et la gestion du changement lié à la modification des procédures de gestion interne.

 

  Le résultat de ces actions communes 

Aujourd'hui la gestion des réservations de la maison familiale est totalement intégrée à l'accueil, ou un facturation comptoir est réalisée pour les consommations courantes. Toutes les opérations financières de ces activités (factures, avoir, etc.) sont immédiatement intégrées à la comptabilité. Le restaurant interne peut enfin bénéficier de prévisions fiables du nombre repas à servir. L'unicité des fichiers favorise grandement l'analyse des diverses activités et le reporting à destination des organismes de tutelle.

Enfin, avec cet outil intégré, nous pouvons aisément analyser toutes ses données financières et sociales. Un bel outil pour renforcer nos argumentaires sur l'efficacité sociale des structures intergénérationnelles.       ( le directeur)